Copilot remplit vos colonnes SharePoint à votre place !

https://youtu.be/nHWdBe-f3vI

Créer des colonnes dans une bibliothèque SharePoint permet de mieux structurer ses documents, de les filtrer et de les retrouver plus facilement. Encore faut-il que ces colonnes soient correctement renseignées.

Dans la pratique, c'est souvent là que le système montre ses limites. Plus une bibliothèque contient de documents et de métadonnées, plus leur saisie manuelle devient chronophage. Certaines informations sont oubliées, d'autres sont renseignées de manière différente selon les utilisateurs et la qualité globale du classement se dégrade progressivement.

Dans cette vidéo, je teste le remplissage automatique des colonnes dans SharePoint avec Copilot. Le principe est particulièrement intéressant : Copilot analyse le contenu d'un document afin d'en déduire certaines informations, puis les renseigne directement dans les colonnes de la bibliothèque.

Je l'ai notamment expérimenté sur les contenus d'Académie 365 afin d'identifier automatiquement des informations comme le type de document, la saison, le module ou encore le numéro d'un épisode.

L'intérêt ne se limite pas au temps gagné lors du classement. Des métadonnées mieux renseignées permettent également de créer des affichages plus pertinents, de faciliter les recherches et de disposer d'une bibliothèque documentaire mieux structurée pour les futurs usages de Copilot et des agents.

La fonctionnalité reste néanmoins perfectible. Certaines limites apparaissent notamment sur le nombre de fichiers pouvant être traités, les étapes de validation ou encore la compréhension de la consommation associée.

Une fonctionnalité prometteuse, donc, mais que j'ai surtout voulu tester dans des conditions réelles afin de voir jusqu'où elle peut aujourd'hui automatiser la gestion documentaire dans SharePoint.

Pour reproduire le test de votre côté, je vous partage ci-dessous le prompt utilisé dans la vidéo. Vous pourrez bien sûr l’adapter à vos propres colonnes et à la structure de votre bibliothèque SharePoint :

Analyse les fichiers sélectionnés dans cette bibliothèque SharePoint. Pour chaque fichier, lis le contenu du document et renseigne uniquement les colonnes vides lorsque l’information est identifiable : Source, Type de média, Épisode ou capsule, Saison ou module, Sujet ou thème, Niveau de confiance et Statut de doute.

Utilise le titre comme indice secondaire, mais base ta décision principalement sur le contenu réel du fichier.

Lorsque plusieurs documents nécessitent des mises à jour, regroupe toutes les modifications dans une seule opération de mise à jour et une seule demande de validation lorsque cela est possible. Évite de demander une confirmation ou une validation pour chaque ligne individuellement. Prépare l’ensemble des mises à jour puis applique-les en lot après une validation unique de l’utilisateur.

Si tu hésites, ne force pas la qualification : ajoute le document dans une section finale “Documents à arbitrer manuellement” avec la raison du doute.