Créer un PowerPoint avec Copilot en respectant sa charte graphique

Faire respecter sa charte graphique à Copilot dans PowerPoint

Pendant longtemps, j’ai trouvé qu’il manquait quelque chose d’essentiel à Copilot dans PowerPoint.

Je pouvais lui demander de créer une présentation et obtenir une première structure intéressante, avec du contenu organisé en diapositives. Mais il restait ensuite un travail assez pénible : remettre la présentation aux couleurs de SEB Connect.

Les bonnes polices, les couleurs, la mise en page des titres, le style des différentes diapositives…

Bref, Copilot avait travaillé sur le fond, mais je devais encore reprendre la forme.

J’avais donc fini par créer une compétence Copilot contenant les règles de ma charte graphique. Ça fonctionne. Mais il existe désormais une approche beaucoup plus naturelle : donner à Copilot une présentation PowerPoint de référence au moment où l’on crée le nouveau deck.

Et ça change considérablement l’intérêt de la génération de présentations avec l’IA.

Le vrai problème de Copilot n’était pas de créer les diapositives

Quand on parle de génération de présentations avec l’IA, on se concentre souvent sur le contenu.

Combien de diapositives Copilot est-il capable de produire ? Peut-il transformer un document en présentation ? Va-t-il correctement synthétiser les informations ?

Ce sont évidemment des questions importantes.

Mais en entreprise, il y en a une autre : est-ce que la présentation obtenue ressemble réellement à une présentation de mon entreprise ?

Car une présentation parfaitement structurée, mais créée avec un thème générique, n’est pas forcément terminée.

Si je dois reprendre chaque diapositive pour modifier les couleurs, repositionner certains éléments et retrouver l’identité visuelle de SEB Connect, une partie du temps gagné grâce à Copilot disparaît aussitôt.

Et plus la charte graphique est travaillée, plus le problème devient visible.

Ma première solution : créer une compétence Copilot dédiée

Pour contourner cette difficulté, j’avais commencé par créer une compétence, ou skill, pour Copilot.

L’idée était de formaliser les règles que j’utilise pour mes présentations SEB Connect afin que Copilot puisse s’y référer lors de la création.

C’est une approche intéressante car elle permet de transmettre un ensemble d’instructions réutilisables. Au lieu de rappeler les mêmes contraintes dans chacun de mes prompts, je peux capitaliser sur une compétence déjà préparée.

Mais cette méthode demande un travail initial : il faut écrire la compétence.

Il faut expliquer les règles, identifier correctement les contraintes importantes et maintenir ces instructions si la charte évolue.

C’est parfaitement envisageable lorsque l’on veut construire un processus pérenne autour de Copilot. Mais pour quelqu’un qui souhaite simplement produire un PowerPoint dans le bon style, on peut désormais faire beaucoup plus simple.

Une présentation PowerPoint peut devenir la référence de Copilot

Le principe est assez logique : au lieu de décrire longuement à Copilot à quoi doit ressembler votre présentation, vous lui montrez directement un exemple.

Au moment de lancer la création dans PowerPoint sur Windows ou sur le Web, je peux joindre un fichier qui respecte déjà ma charte graphique et demander à Copilot de créer la nouvelle présentation en utilisant ce deck comme référence.

Et c’est exactement ce que j’ai testé avec ma présentation SEB Connect.

Ce qui m’intéressait n’était pas simplement de voir réapparaître approximativement mes couleurs. Je voulais vérifier si le résultat permettait réellement de partir sur une présentation exploitable sans refaire ensuite chaque diapositive.

Sur mon test, les diapositives de titre ont conservé leur format et les autres diapositives ont repris fidèlement le modèle que je lui avais fourni.

Je n’ai rien eu à retoucher.

C’est ce dernier point qui, pour moi, fait toute la différence.

Comment utiliser une présentation de référence avec Copilot ?

La manipulation est beaucoup plus simple que la rédaction d’une compétence entière.

Dans PowerPoint, je commence par lancer la création d’une présentation avec Copilot. Au lieu de lui fournir uniquement ma demande ou mon contenu, je sélectionne « Joindre un fichier » et choisis une présentation qui respecte déjà l’identité visuelle que je souhaite obtenir.

Ensuite, je précise dans ma demande que les nouvelles diapositives doivent reprendre le style du fichier fourni.

On peut résumer le processus ainsi :

1. Lancez la création d’une présentation avec Copilot dans PowerPoint.

2. Utilisez « Joindre un fichier » pour sélectionner un deck conforme à votre charte.

3. Demandez à Copilot de générer les nouvelles diapositives dans le style de cette présentation.

   
   

La difficulté n’est donc plus tellement dans le prompt.

Elle se déplace vers quelque chose de beaucoup plus intéressant : la qualité de votre fichier de référence.

Quel fichier PowerPoint donner à Copilot ?

C’est là que je serais particulièrement attentif dans un contexte d’entreprise.

Je ne choisirais pas au hasard la dernière présentation trouvée dans mon dossier Téléchargements. Je créerais plutôt un deck de référence officiel, validé par l’équipe communication, qui contient plusieurs mises en page représentatives.

Pourquoi ?

Parce que le fichier utilisé comme référence devient, dans les faits, une sorte de démonstration de ce que vous attendez de Copilot.

Si votre présentation comporte uniquement dix diapositives quasiment identiques, elle risque d’être beaucoup moins utile qu’un deck contenant une couverture, des séparateurs de sections, des diapositives de contenu et plusieurs compositions réellement utilisées dans votre organisation.

Dans la pratique, c’est d’ailleurs une bonne occasion de remettre un peu d’ordre dans les modèles PowerPoint d’une entreprise.

Car soyons honnêtes : dans beaucoup d’équipes, il existe moins une présentation officielle qu’une multitude de fichiers nommés Présentation_finale_v3_def.pptx, copiés depuis un ancien projet et réutilisés pendant plusieurs années.

Copilot ne résout pas ce problème. Il peut même l’amplifier si on lui fournit un mauvais point de départ.

Présentation de référence ou compétence Copilot : que choisir ?

Je ne pense pas que cette nouvelle méthode rende les compétences inutiles.

Les deux approches répondent simplement à des besoins différents.

Si mon objectif principal est de faire comprendre à Copilot un ensemble de règles, de méthodes et d’instructions que je veux réutiliser régulièrement, une compétence reste pertinente.

Si mon problème est beaucoup plus concret, par exemple « je veux que cette nouvelle présentation ressemble à nos PowerPoint habituels », le fichier de référence est beaucoup plus direct.

C’est aussi une méthode plus accessible pour les utilisateurs qui n’ont aucune envie de formaliser une skill. Ils disposent déjà souvent de la meilleure instruction possible : une présentation qui correspond précisément au résultat attendu.

Une petite évolution qui change vraiment l’usage de Copilot dans PowerPoint

C’est typiquement le genre d’évolution que je trouve plus intéressante qu’un nouveau bouton spectaculaire.

La génération automatique d’une présentation est appréciable. Mais si elle produit un fichier qu’il faut passer vingt minutes à remettre aux couleurs de l’entreprise, le gain est relatif.

À l’inverse, si je peux fournir mon contenu, indiquer à Copilot « voici à quoi nos présentations doivent ressembler » et obtenir directement un deck cohérent avec cette référence, on commence à avoir un véritable workflow de production.

Et pour une équipe communication, commerciale, RH ou formation qui crée des PowerPoint toutes les semaines, le potentiel devient beaucoup plus concret.

La question à se poser dans votre entreprise est donc finalement assez simple :

disposez-vous d’une présentation de référence suffisamment propre pour être donnée à Copilot, ou chacun repart-il encore du dernier PowerPoint qu’il a sous la main ?

FAQ

Comment faire respecter une charte graphique à Copilot dans PowerPoint ?

Une approche consiste à fournir à Copilot une présentation de référence qui respecte déjà la charte souhaitée lors de la création du nouveau PowerPoint. Copilot peut alors s’appuyer sur ce fichier pour reproduire le thème et les styles attendus.

Quel PowerPoint utiliser comme fichier de référence pour Copilot ?

Privilégiez un deck officiel, à jour et représentatif de votre identité visuelle. Idéalement, il doit contenir plusieurs types de diapositives afin de montrer les principales mises en page utilisées dans votre entreprise.

Faut-il encore créer une compétence Copilot pour sa charte graphique ?

Pas nécessairement. Si votre objectif est essentiellement de reproduire l’apparence d’une présentation existante, joindre un PowerPoint de référence est plus direct. Une compétence garde son intérêt lorsqu’il faut transmettre à Copilot des règles et instructions réutilisables plus larges.

Peut-on créer une présentation PowerPoint aux couleurs de son entreprise avec Copilot ?

C’est précisément l’intérêt d’utiliser une présentation de référence conforme à votre identité graphique. Le résultat doit néanmoins être contrôlé avant utilisation, notamment lorsque le deck est destiné à une diffusion externe ou institutionnelle.